Les Commissions de suivi ont été instituées pour accompagner les établissements et services de Sauvegarde 69 en termes de veille, soutien, et ressources sous une forme de coopération non hiérarchique entre administrateurs, directeur général et directeurs d’établissements. Elles sont ainsi un lien dynamique entre les structures et le conseil d’administration, favorisant un échange d’informations et de propositions.
Les sujets traités en commission de suivi sont les suivants :
Composition et fonctionnement
Elles réunissent des administrateurs, le directeur de la structure et le directeur général, et éventuellement d’autres professionnels de la structure. Les dates des commissions sont incluses dans le planning général des réunions associatives. Dépourvue de pouvoir d’autorité, la commission de suivi est une instance de dialogue et de concertation.
Réunions
Une par semestre à l’invitation du directeur, avec un ordre du jour proposé par lui. Le calendrier est établi par la direction générale et s’intègre au calendrier associatif.
- Les réunions durent une demi-journée environ, et peuvent être précédées ou suivies d’un moment de réflexion ou de synthèse pour les seuls administrateurs.
- Le compte-rendu est établi par le directeur de l’établissement et adressé aux participants.
- Ordres du jour et comptes rendus sont diffusés sous forme électronique à tous les administrateurs et directeurs de l’Association, pour information. Sur décision du directeur, un exemplaire est affiché au tableau d’informations du personnel de la structure concernée.
Composition
Une commission par directeur de structures.
La commission est préparée et animée par le directeur de la structure
Participent :
- deux administrateurs au moins,
- le Directeur Général ou son représentant,
- le cas échéant, à l’initiative du directeur, des membres de l’équipe d’encadrement ou d’autres professionnels, voire des usagers ou leurs représentants si le sujet s’y prête.
Répartition des administrateurs par structure
Les administrateurs sont désignés par le Bureau pour une période de trois ans, renouvelable. Au moins l’un de ces administrateurs représente l’association au Conseil de la Vie Sociale.
Conclusion
L’association attend des administrateurs un regard à la fois curieux et critique, en apportant aussi un éclairage prospectif, sur ce qui va bien et ce qui peut être amélioré dans les structures.
Les administrateurs ne sont pas en posture de contrôle ou de rendu-compte mais viennent accompagner la dynamique de l’établissement.
Ils viennent pour partager les interrogations que le directeur et ses cadres souhaitent porter à leur connaissance en proposant un ordre du jour.
C’est une rencontre entre deux types de porteurs de projet, le projet associatif et le projet l’établissement ou de service, fondés sur des valeurs communes.
Tous les sujets qui font partie de la dynamique de l’établissement peuvent être abordés et si un problème est repéré, il appartient aux participants de faire remonter les informations pouvant alerter l’association ou orienter les politiques de celle-ci.
Les administrateurs n’ont aucun rôle hiérarchique dans les établissements et services. Ils ne peuvent en aucun cas empiéter sur la responsabilité du directeur général ou du directeur de la structure, notamment sur les questions du droit du travail ou sur les relations avec les usagers.